Digitale Transformation im Handwerk

Die Pittroff Elektrotechnik München GmbH wurde im Jahr 1992 gegründet und beschäftigt derzeit 31 Mitarbeiter. Seit März 2018 wird bei Pittroff die Handwerkersoftware kwp-bnWin.net genutzt. Die vorherige Software wurde den zunehmenden Anforderungen nicht mehr gerecht – die Lösung: ein Softwarewechsel auf die Branchenlösung von KWP, die alle nötigen und wichtigen Tools fürs Büro und die Baustelle im Elektro-Handwerk bereitstellt. Durch den Einsatz des Mobilen Monteurs, einer App-Lösung, dem Kommunikationsmodul Aktivitäten-Management und vielen KWP-Werkzeugen mehr ist der Elektrobetrieb sicher aufgestellt, wenn es ums digitale und mobile Arbeiten geht.

„Alle notwendigen Informationen sind den Mitarbeitern immer und überall digital zugänglich. Mobiles Arbeiten ist unkompliziert möglich, die Flexibilität und Zufriedenheit für die Mitarbeiter hat sich erhöht und an Effizienz gewonnen.“

Karin Pittroff, Geschäftsleitung

Was sich viele Handwerksbetriebe laut der Studie „Wie tickt das deutsche Handwerk in Zeiten der Digitalisierung?“ wünschen, ist bei der Pittroff Elektrotechnik bereits mit Einführung der Handwerkersoftware von KWP Realität geworden: Der Handwerksbetrieb hat den kompletten Beschaffungsprozess digitalisiert und damit optimiert. Sämtliche Artikel werden nur einmal im System erfasst, danach werden diese automatisch für alle weiteren Vorgänge bis zur Rechnungsstellung übernommen.

„Vorhandene Lager-Barcodes konnten integriert werden. Für die Schnelldreher wurden Artikelfavoriten angelegt, die für die Bestellung und Abrechnung genutzt werden. Früher mussten die Artikel teilweise mehrfach händisch erfasst werden. Dank der Open Masterdata-Schnittstelle sind die Preise tagesaktuell und die Artikel mit Bild darstellbar. Da die Bestellung immer einem Projekt oder Regieauftrag zugeordnet wird, werden die Aufträge beim Wareneingang sofort mit Kosten belastet. Somit besteht auch die Möglichkeit, in Echtzeit eine Übersicht der Halbfertigen Arbeiten und Projektkosten zu ermitteln.“

Florian Humbs, Prokurist und Technische Leitung

Die Rechnungen vom Großhandel (z. B. Sonepar) erhält die Buchhaltung des Handwerksbetriebs seit Ende 2019 als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format.

„Damit erfolgt der Abgleich zwischen Bestellung und Eingangsrechnung für uns automatisch und die Zeit für die Eingangsrechnungsprüfung konnte um ca. 85-90% verringert werden.“

Marion Romer, Leitung Kaufmännisches Büro

Die Eingangsrechnungen werden über die ZUGFeRD-Schnittstelle abgerufen, geprüft und erfasst. Nicht automatisch vom System abgeglichene Rechnungen werden manuell geprüft und zugeordnet. Danach werden alle Rechnungen ins Eingangsrechungsbuch importiert. Im Eingangsrechnungsbuch werden diese dann von der Geschäftsleitung oder stellvertretend von der Leitung des kaufmännischen Büros freigegeben und zum Zahlungstermin bezahlt. Einmal monatlich werden die Eingangsrechnungen per FiBu-Übergabe an den Steuerberater übertragen.

„Vor der digitalen Transformation wurden Bestellungen nicht im System erfasst. Dadurch hatten wir keine detaillierte Kostenkontrolle über die Rechnungsstellung des Großhändlers und keine Kostenübersicht über die Aufträge. Die Bestellung muss nun nicht mehr manuell angelegt oder Artikel gar einzeln eingefügt werden, sondern können per Mausklick vom Vorgang in die Bestellung übernommen werden. Die Bestellung kann per Mausklick an den Großhändler übermittelt werden. Beim Wareneingang wiederholt sich die Zeiteinsparung, da wir den Lieferschein mit der Bestellung nicht mehr händisch abgleichen müssen.

Alle Eingangsrechnungen werden, im Gegensatz zu früher, automatisch mit den Bestellungen abgeglichen. Nur bei Unstimmigkeiten müssen einzelne Rechnungen manuell geprüft werden. Zudem müssen die Rechnungen nicht mehr zusätzlich erfasst werden, da diese nach der Prüfung automatisch ins Eingangsrechnungsbuch übertragen werden. Das erleichtert uns die tägliche Arbeit enorm, wir sparen viel Zeit und es können keine Übertragungsfehler passieren.“

Nicht nur der Beschaffungsprozess zwischen Handwerksbetrieb und Großhandel wurde durch den Einsatz von Online-Schnittstellen professionalisiert, insgesamt ergaben sich viele Wettbewerbsvorteile im Elektro-Betrieb bei Pittroff:

„Die Einführung von KWP hat uns eine vollständige Digitalisierung ermöglicht und uns deutliche Vorteile im Wettbewerb verschafft. Zudem hat sich aufgrund der digitalen administrativen Abwicklung – die vollständig aus dem Homeoffice erfolgen kann – unsere Arbeitgeberattraktivität erhöht.

Weitere Ressourcen können im Prozess von der Terminierung bis zur Auftragsabwicklung beim Kunden eingespart werden. Alle benötigten Projekt-Informationen sind jederzeit abrufbar. In Verbindung mit dem Aktivitäten-Management ist eine Rückverfolgbarkeit jeglicher Vorgänge sichergestellt.

Vorteile zeigen sich auch in der ISO-9001-Zertifizierung, da zahlreiche Audit-Vorgaben mit Hilfe der Handwerkersoftware abgewickelt werden können (z. B. Lieferantenbewertung, Kundenzufriedenheit, Schulungen, Jahresziele, Führerscheinkontrolle, Dokumentation von Arbeitsschutzunterweisungen, Gefahrstoffverzeichnis, Betriebsanweisungen) und bei der Archivierung von Dokumenten alle Revisionsstände hinterlegt sind.

Auch im Bereich Controlling zahlt sich der Einsatz der Softwarelösungen von KWP aus (automatisierte Bonitätsprüfungen, Angebotsverfolgungen, Info bei nicht rückgemeldeten Montageaufträgen, Checklisten für Jahreswechsel, Verfolgung von offenen Bestellungen, automatisierte Warnung sobald ein Auftrag mit Unterdeckung abgeschlossen ist).

Über die App können Urlaube und Überstundenausgleich beantragt werden. Das Gleitzeitkonto und der Urlaubsstand sind für Mitarbeiter ebenso einsehbar. Zudem ist für jeden Mitarbeiter die Terminplanung der nächsten Wochen sichtbar. Auch ein Archivzugriff auf bestimmte Dokumente ist über die App möglich.

In der Geräte- und Maschinenverwaltung sind Werkzeuge und Inventar angelegt. Die Identifizierung erfolgt mittels Barcodeinventaraufkleber, welche direkt aus dem KWP erzeugt werden. Somit erkennen wir, ob die Geräte / Maschinen fest einem Mitarbeiter oder Fahrzeug zugeordnet sind oder ob es sich um Poolgeräte handelt, die sich im Lager oder beim Kunden befinden können.

In der Personalverwaltung können wichtige Dokumente hinterlegt werden und wie z. B. Sicherheitsunterweisungen, Mitarbeiterausweise, Teilnahmelisten erzeugt werden. Nach Bearbeitung werden diese dem jeweiligen Mitarbeiter zugordnet / archiviert. Bei der Anlage eines neuen Mitarbeiters können alle notwendigen Dokumente zur Unterschrift automatisch bereitgestellt werden.“

Harald Pittroff, Geschäftsführer

Das gesamte Team im Kaufmännischen und Technischen Büro bei Pittroff schätzt auch die sehr professionelle und persönliche Betreuung und die individuellen Trainingsmöglichkeiten, die KWP für seine Anwender anbietet:

„Auf Rückfragen und Änderungen wird seitens KWP immer kurzfristig und sehr flexibel reagiert. Die Mitarbeiter und Geschäftsleitung von KWP sind sehr nah am Kunden. Individuelle Schulungen einzelner Mitarbeiter können wunschgemäß umgesetzt werden.“

Wenn auch Sie den direkten Draht bevorzugen, dann nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf und wir bringen Ihre digitale Transformation gemeinsam voran!